Votre adresse email de l’association fonctionne maintenant sur le serveur de messagerie de l’association, avec deux sites :

  • mail.aspiran.org — votre messagerie dans le navigateur (webmail).
  • mail-password.aspiran.org — vos mots de passe d’application, c’est-à-dire ceux que vous mettez dans votre téléphone et dans votre ordinateur.

Ce tutoriel a quatre parties :

Cette page accompagne le transfert de la messagerie de l’association. Si votre boîte n’a pas encore été transférée, continuez avec votre messagerie actuelle : rien ne change pour vous avant le transfert. Le bureau vous prévient quand c’est fait.

Votre compte est déjà prêt

Un compte a été créé pour vous. Vous n’avez rien à créer.

Vous vous connectez avec les mêmes identifiants que pour les autres services de l’association (cloud.aspiran.org, photos.aspiran.org, les documents des membres). C’est un seul compte pour tout.

Votre identifiant — votre prénom et votre nom, en minuscules, séparés par un point. Par exemple : pierre.dupont ou marie.dupont-martin. Sur la page de connexion, votre adresse email complète fonctionne aussi.

Votre mot de passe — si vous ne l’avez pas encore défini, utilisez le lien « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion. Vous recevrez un email avec un lien pour le créer.

Se connecter au webmail

  1. Allez sur mail.aspiran.org
  2. Vous êtes redirigé vers auth.aspiran.org : saisissez votre identifiant, puis votre mot de passe
  3. Vous arrivez sur votre boîte de réception

Le webmail fonctionne comme les autres messageries : à gauche les dossiers (Boîte de réception, Envoyés, Brouillons, Indésirables, Corbeille), au centre le message sélectionné. L’onglet Contacts garde vos adresses, et l’onglet Paramètres vous permet d’ajouter une signature.

C’est la façon la plus simple de lire vos emails, et c’est aussi celle qui ne demande aucun mot de passe d’application : la connexion se fait avec votre compte, comme pour les autres sites de l’association.

Créer un mot de passe d’application

Un mot de passe d’application est un mot de passe spécial, fabriqué pour un seul appareil : votre téléphone, votre ordinateur, ou un logiciel comme Outlook ou Thunderbird. Il remplace votre mot de passe habituel dans ces applications.

Pourquoi ? Parce que votre mot de passe personnel ne fonctionne plus dans les applications de messagerie. Chaque appareil a le sien : si vous perdez votre téléphone, vous supprimez son mot de passe, et vos autres appareils continuent de fonctionner.

  1. Allez sur mail-password.aspiran.org
  2. Connectez-vous avec votre compte (comme pour le webmail)
  3. Choisissez votre adresse email, si vous en avez plusieurs
  4. Donnez un nom à l’appareil, par exemple « Téléphone d’Agnès » ou « Ordinateur du bureau » — c’est ce nom que vous verrez dans la liste
  5. Si vous le souhaitez, fixez une date d’expiration : le mot de passe cessera de fonctionner ce jour-là, et il faudra en créer un nouveau
  6. Cliquez sur Générer

Le mot de passe s’affiche une seule fois. Copiez-le tout de suite : il n’est plus jamais réaffiché ensuite, et personne — pas même le bureau — ne peut le retrouver. Si vous le perdez, supprimez-le et créez-en un autre.

Vous pouvez avoir jusqu’à cinq appareils par adresse email. Ce n’est pas une limite de confort : c’est ce qui garantit qu’une fuite reste petite.

Configurer votre téléphone ou votre ordinateur

La plupart du temps, l’application vous demande simplement votre adresse et votre mot de passe : donnez le mot de passe d’application à la place de votre mot de passe habituel. Si elle vous demande les réglages du serveur, les voici.

  • Serveur de messagerie : mail.aspiran.org
  • Nom d’utilisateur : votre adresse email complète, par exemple pierre.dupont@aspirandezvous.fr
  • Mot de passe : le mot de passe d’application que vous venez de copier
  • Réception (IMAP) : port 993, sécurité SSL/TLS
  • Envoi (SMTP) : port 587, sécurité STARTTLS

Deux remarques qui évitent la plupart des appels à l’aide :

  • Le nom d’utilisateur est l’adresse email complète, pas seulement le prénom et le nom.
  • Si l’application propose « SSL » pour l’envoi sur le port 587, choisissez STARTTLS : c’est ce qui est prévu pour ce port.

Sur iPhone ou iPad

  1. Réglages → Apps → Mail → Comptes → Ajouter un compte
  2. Choisissez Autre, puis Ajouter un compte Mail
  3. Saisissez votre nom, votre adresse email, le mot de passe d’application et une description (« Aspiran’dez-vous »)
  4. Sur l’écran suivant, choisissez IMAP, puis remplissez :
    • Serveur de réception : mail.aspiran.org, nom d’utilisateur = votre adresse complète, mot de passe = le mot de passe d’application
    • Serveur d’envoi : mail.aspiran.org, nom d’utilisateur = votre adresse complète, mot de passe = le même mot de passe d’application
  5. Enregistrez, puis vérifiez que la boîte de réception se remplit

Sur ordinateur (Outlook, Thunderbird, Mail)

Créez un compte IMAP avec les réglages ci-dessus. Si l’application propose de deviner les réglages à partir de votre adresse, acceptez, puis corrigez le serveur en mail.aspiran.org et vérifiez le port et la sécurité.

Gérer vos appareils

Sur mail-password.aspiran.org, la page d’accueil liste les mots de passe d’application de votre boîte : le nom de l’appareil, la date de création, et le cas échéant la date d’expiration.

Révoquer un appareil. Cliquez sur Révoquer à côté de son nom, puis confirmez. Le mot de passe cesse de fonctionner dans la seconde qui suit : l’appareil ne peut plus relever ni envoyer de messages. Les autres appareils ne sont pas touchés.

Quand révoquer ? Un téléphone perdu ou volé, un ordinateur prêté, un ancien téléphone rangé dans un tiroir, ou une application que vous n’utilisez plus.

Si vous ne savez plus quel appareil utilise quel mot de passe, révoquez les plus anciens un par un : l’application qui ne relève plus ses messages vous le fera remarquer, et vous lui donnerez un nouveau mot de passe.

Questions fréquentes

Mon mot de passe habituel ne fonctionne plus dans mon téléphone. C’est normal : depuis le transfert, les applications de messagerie n’acceptent que les mots de passe d’application. Créez-en un et saisissez-le à la place.

Je me connecte très bien au webmail, mais pas dans mon téléphone. Le webmail utilise votre compte ; le téléphone utilise un mot de passe d’application. Ce sont deux choses différentes — créez le mot de passe et réessayez.

J’ai perdu le mot de passe affiché. Il n’est pas récupérable. Révoquez-le et créez-en un autre : cela prend une minute.

Je peux utiliser le même mot de passe d’application sur deux appareils ? C’est possible, mais ce n’est pas conseillé : un mot de passe par appareil, c’est ce qui permet d’en révoquer un sans toucher aux autres.

Que se passe-t-il à la date d’expiration ? Le mot de passe cesse de fonctionner à la fin de cette journée. L’application vous demande alors le mot de passe, et vous en créez un nouveau.

Besoin d’aide

Écrivez à contact@aspirandezvous.fr en indiquant votre adresse email et, si possible, le message d’erreur exact et le nom de l’application concernée. Ces deux détails font gagner beaucoup de temps.

Pour tout le reste de l’espace de travail — dossiers, documents, photos — voir le tutoriel de cloud.aspiran.org.